Realiza una búsqueda, por los criterios o términos elegidos, en todos los campos de la base de datos. Opcionalmente también se puede seleccionar un período cronológico.
Es aconsejable comenzar buscando en esta opción, ya que nos dará una respuesta más amplia. Si el resultado de la búsqueda resulta demasiado extenso, lo más lógico es proceer a un "filtrado" para obtener un conjunto de registros más pertinente, acotando por determinados años o un rango de fechas, o recurriendo a la búsqueda avanzada.
Pasos a seguir
1.- Elección de un criterio o término de búsqueda:
Consejos generales y estrategias de búsqueda
-Al hacer la búsqueda no necesitamos tener en cuenta NI mayúsculas NI acentos.
-No conviene utilizar palabras vacías: artículos, preposiciones o conjunciones para no hacer más lenta la búsqueda.
-Se recomienda no utilizar acentos ni otros signos de puntuación como dos puntos (:), coma (,), punto y coma (;), etc...
-El orden en que teclee las palabras es indiferente.
-Cuantas más palabras introduzca, menor número de registros obtendrá. La estrategia más productiva será introducir una o dos palabras, y sólo cuando el resultado sea demasiado extenso, introduciremos más términos para hacer más específica la búsqueda.
-Si hace una búsqueda por el nombre de una persona, suele ser conveniente teclear sólo un apellido, ni iniciales, ni nombres propios. Es útil consultar el índice de personas, en la opción [búsqueda avanzada] para comprobar la forma aceptada de un nombre.
-Fechas. El sistema permite la búsqueda por años, por un rango de fechas un año determinado o un período mayor o menor que un año determinado. Si introducimos un año en la primera casilla, recupera todos los documentos posteriores, y si utilizamos la segunda, todos los documentos anteriores a ese año determinado.
- Uso de operadores lógicos de búsqueda: "Y", "O", "NO"
"Y" El sistema recupera sólamente los documentos que contengan ambos términos. Por ejemplo, si usa: "guerra carlista", obtendrá todos los registros que contengan conjuntamente las palabras "guerra" y "carlista", en el campo correspondiente.
"O" El sistema recupera todos los documentos que contengan el primer término o el segundo o ambos. Por ejemplo, si usa: "guerra carlista", obtendrá todos los registros que contengan las palabras "guerra" o "carlista" y también "guerra carlista" en el campo correspondiente.
"NO" Restringe la búsqueda. El sistema recupera todos los documentos que contengan el primer término, pero no el segundo. Por ejemplo, si usa: "guerra carlista", obtendrá todos los registros que contengan las palabras "guerra" pero con la condición que no incluya "carlista" en el campo correspondiente
2.- Seleccionar catálogo
El sistema selecciona por defecto los cuatro catálogos disponibles, si queremos realizar la búsqueda sólo en algunos bastará con seleccionar la casilla correspondiente.
3.- Pulsamos [Buscar] para realizar la consulta.
4.- Visualización del número de registros localizados
El sistema nos muestra en primer lugar el número de gegistros localizados en cada uno de los catálogos seleccionados. Valoramos la eficacia de la búsqueda y seleccionamos el catálogo del que queremos ver los documentos.
5- Recuperación de los registros localizados
- Accedemos a una segunda pantalla con los registros encontrados, en formato reducido, con los datos básicos (signatura, fecha y breve descripción), de veinte en veinte documentos.
- Pinchando en el icono [Formato completo] que aparece junto a cada uno de los resultados de la búsqueda, obtendremos la descripción completa, según la Norma ISAD, del documento que nos interese.
- Podemos usar [siguiente] o [anterior] para visualizar los veinte documentos siguientes o anteriores.
- También disponemos del icono [Volver a resultados] para volver a la relación de documentos, podemos realizar una nueva búsqueda con [Buscar], o volver al principio con [Inicio].
6.- Selección de documentos para imprimir listado o solicitar reproducción digital
Al realizar una búsqueda puede que no nos interesen todos los registros encontrados. Para ello tenemos la opción de ir marcando los que nos interesan, los seleccionamos y podremos imprimir un listado con los resultados o solicitar una reproducción digital, según las Normas de reproducción
7.- Visualización del contenido de los documentos.
- Un icono junto a la descripción, con una imagen reducida o "thumbnail" de la primera página del documento, nos indicará que ese registro en concreto tiene una imagen ó conjunto de imágenes digitales asociadas. Según avance el proceso de digitalización se irán incorporando periódicamente nuevos documentos.
- Desde este ícono se ejecuta un fichero "index" en formato html, que nos avanza, en formato reducido, el contenido y número de páginas del documento, a modo de contacto fotográfico, y que simultáneamente son índice y enlace a esas mismas imágenes digitales, pero ya con el tamaño y definición suficiente para poder ser leídos. Por medio de indicadores de avance-retroceso podremos ir pasando las páginas del documento.
- La pantalla de acceso a cada una de las imágenes digitales del documento esta pensada y diseñada exclusivamente para facilitar la consulta del contenido, si se desea obener una copia o reproducción de más alta calidad se deberá proceder a solicitar su reproducción
BÚSQUEDA AVANZADA
- Realiza búsquedas especificas seleccionando o combinando los campos de las bases de datos que contienen información significativa: Texto libre, código de clasificación, fechas, y descriptores (onomásticos, toponímicos y materias). El objetivo es obtener un resultado más pertinente y preciso en la búsqueda.
- Normalización de puntos de acceso. Registros de autoridad. Indices de personas/entidades, lugares y materias.
Su finalidad es facilitar la identificación y la recuperación de los documentos registrados en las bases de datos. Se normaliza o autoriza un término específico para cada persona, entidad, lugar o concepto, con el fin de evitar las confusiones y pérdida de información que originan los homónimos, sinónimos o la variedad de acepciones que puede haber para un mismo término.
-Usando el icono[Ver índice], realizamos una consulta a las listas de autoridades, y podemos comprobar si los términos por los que vamos a buscar son formas aceptadas del nombre de una persona. un lugar o una materia. El sistema nos ofrece una relación alfabética de lso términos aceptados en cada uno de los índices como términos de búsqueda. Una vez localizado el término que nos interese, lo pulsamos y se traslada automáticamente a su campo en la pantalla de búsquedas.
- Salvo en el caso del índice de materias, que parte de un Tesauro diseñado con un sentido globalizador, todos los terminos recogidos en los índices tienen necesariamente que tener asociado documentos en alguno o algunos de los catálogos.
- Al hacer una búsqueda por lugares debe tener en cuenta que los nombres de topónimos que use deben formar parte de los términos que figuran en el índice de lugares. Para diferenciar las frecuentes homonimias se utiliza un acrónimo, que figura entre paréntesis junto a cada nombre, y que hace referencia al tipo o categoría de entidad geográfica.